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社会人のビジネスマナー　その2

訪問する 約束の時間より5分ほど前に到着するのが、ベスト。コートなど着用している時は、受付に行く前に脱いで手に持っておく。 受付では、自分の会社名と名前、訪ねる相手の所属部署と氏名をはっきり告げる。応接室に案内された時、席をすすめられればそこへ、すすめられなければ入り口に近い下座に浅く腰掛けて相手を待つ。いずれの場合も、相手が入室してきたら、さっと立って挨拶しよう。右に、様々な場合における座席の下座・上座を示した。

名刺

近頃は名刺が簡単にできるようになり、学生時代に使っていた人もいるかもしれない。
しかし、ビジネスにおける名刺は、顔であり重要なビジネスツールでもある。学生時代のように軽々しく扱ったりする事の
無いように、注意したい。

● 名刺の持ち歩き方

名刺は、名刺入れに入れて使う。定期入れや財布などと一体になっているものも見かけるが、専用のものを持ちたい。
名刺入れは、男性は背広の内ポケット、女性はバッグの判りやすい場所に入れ、取り出す時にまごつかないようにする。
また、汚れた名刺、折れた名刺が入っていないかチェックしておく。

目下の者から名乗りながら両手で相手の方に向けて差し出す。

やはり両手で「頂戴します」と言って、丁寧に受け取る。
もし、相手の名前が読めなければ、「失礼ですが、何とお読みするのでしょうか」と尋ねる。後になって尋ねるのは失礼。
また、その場で名刺に、読み方などを書き込むのもタブー。

すぐにしまいこまず、テーブルの片隅において、名前や所属名・肩書きを間違え無いようチェックしながら話す。
特に相手が複数の場合は、こうした方が間違いがない。訪問した時は「こんにちは」、「お世話になっております」、応接室に案内されたら「ありがとうございます」椅子をすすめられたら「失礼します」など、場に応じた挨拶をする事が大切。ちょっとした心遣いがさわやかなイメージを残し、次の訪問もスムースにできる。

親しくなると、つい、けじめがつかなくなりがちだが、「どうも」とか「まいど」など、なれなれしく省略した言葉使わない。最初と最後はきちんと挨拶するよう心がけたい。また、帰る時は訪問した相手だけでなく、事務所内の人や受付にも挨拶してから帰ろう。

来訪者を迎える

どんなに価値の高い業務を行っていたとしても、来訪者に対してスタッフの対応が悪ければ業務にも支障をきたす。逆に、対応した人物のイメージが良ければ、その会社のイメージもアップする。どんな場面においても心を込めて応対しよう。

● 接客のポイント まず、来客に気がついたら、担当や係にこだわらず、すぐに席を立って挨拶。 応接室などへ案内する場合は、来訪者の斜め前を歩いて誘導。 入室の際は、手前に開くドアの場合は、開けたら来訪者を先に通す。押し開きドアの場合は、自分が先に入室して案内する。 入室したら、上座の席をすすめる。また、あらかじめ来訪者が判っていれば、応接室の室温調整や灰皿のセット・室内灯点灯などの準備を整え、「お待ちしておりました」と挨拶して迎えたいもの。 案内する際にエレベータを使用する場合は、自分が先に乗り込んでボタンを操作し、降りる時は来訪者を先にする。 来客が帰る時はたとえ仕事中でも手を止めて、立っておじぎをして見送る。使用した部屋は、次の来客に備えて速やかに後片づけを済ませておく。