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社会人のビジネスマナー　その1

ビジネスマナーとは

マナーは、ビジネスマンの必須アイテムである ビジネス社会では、学生時代と違って様々な人間関係が結ばれていく。 会社の同僚や先輩上司・その家族・取引き先などなど、複雑な中で コミュニケーションをとらなければならないのだ。 それだけに、これまでの友人関係の延長のような言葉遣いや行動では、 仕事相手に対し失礼になる事も多い。 マナーはいわばビジネス社会の潤滑油とも言うべきもの。 ほんのちょっとした心遣いが仕事の効率を大きく変えるのだ。

言葉遣いの常識

学生から社会人1年生になって、一番最初にぶつかるのが、この問題。
学生言葉は、卒業1年前から徐々に直しておこう。

職場の挨拶は、出社と退社を周囲に確認させる重要なコミュニケーション手段。特に新人のうちは、いつでも、どこでも、誰にでも、自分から大きく明るい声で挨拶する事が必要だ。良い意味の存在感をアピールしよう。

また、上司より先に退社する時は、近くまで行って「お先に失礼します」ときちんと挨拶する。上司が先の場合は「お疲れさまでした」とひと言。「ご苦労さまでした」は、上位の者が下位の者をねぎらって言う言葉なので、間違っても使わない事。

以下、気をつけたい言い回しを列記した。

● 習うより慣れろの敬語

敬語とは、相手を立てて自分は一歩控える事。少し乱暴な考え方だが、順位付けと考えれば解りやすい。だから、社内では先輩や上司には敬語を使うが、取引先などに対しては、自社の者はたとえ社長であっても呼び捨てにする。 便利な言い方として、上位者の行為に対する言葉（尊敬語）には「〜れる」「〜られる」を、自分の行為（謙譲語）には「〜させていただく」をつけるという方法がある。「乗る」なら「乗られる」と「乗せていただく」、「飲む」は「飲まれる」「飲ませていただく」といった具合。また、以下によく使用される尊敬語と謙譲語をまとめたので、参考にして欲しい。 気をつけたいのが二重敬語。たとえば「ご覧になる」という言葉は、それ自体が敬語なので、さらに「〜られる」という敬語をつけて「ご覧になられました」というのは誤りとなる。

心配りは仕事の潤滑油

「仕事はできるんだけど・・・」
こう評される人物がいる。その原因の多くは、ちょっとした心配りがかけている場合が多い。
以下の事をチェックするだけで、その印象は大きく変わるはず。

• 上司に呼ばれたら、たとえ急ぎの仕事を抱えていても「はい」と返事をして、すぐに上司の席へ行く。
  顔を向けるだけではビジネスマン失格。
• 人と会話している時は、相手に顔を向ける。眼があってしまう場合は、ネクタイの結び目あたりを見ていると良い。
  仕事上では、感情的な言葉・表情は禁物。
• ビジネスの基本は報・連・相

• ビジネスの基本は上司への報告・連絡・相談。自分勝手な判断は下さない。
• 報告は、ます結論から伝える。理由・経過などの付随事項はその後で。
• ミスはちょっとした注意で防げるもの。もし万一ミスをしてしまったら、すぐに上司・関係者に報告し指示を仰ぐ。もちろん言い訳はしない。また、二度と同じミスを繰り返さないためにも、原因を追求する。

電話は企業のもう一つの顔

誰でもできそうで、意外に難しいのが、ビジネス電話。
まずは、ルールをしっかり覚え、うろたえる事のないようにしよう。

• ベルがなったら2回以内でとる。それ以上待たせてしまったら「お待たせいたしました」と、一言つけ加えよう。
• 「はい、○○でございます」と名乗り、「もしもし」は言わない。
• 取り次ぐ場合は、長時間待たせない、相手の企業名
• 氏名と用件を簡単に伝えるなどの心配りを忘れずに。
• 取り次ぐ場合の受け答え

• 伝言を聞いた後は、相手の社名。氏名・電話番号・用件を、復唱して確認し、自分の名前を伝える→
  「ご用件を繰り返します。……の件について（用件）、■■会社の△△様、お電話番号は0000-00-0000で
  ございますね。○○（自分の名前）が承りました」など。
• 伝言メモは、相手の会社・氏名・用件・連絡先（電話番号）、返事の必要性に加え、日付・時間・自分の名前を記入。
  メモのフォーマットを、事前にワープロなどで作っておくと便利。

• 電話を切る時は、フックを押さえて静かに。お客様や目上の人に対しては、先方が切るのを確認してから切る。
• 重要な件については、処理されているかどうか最後まで責任を持って確認する。
  →「◇◇会社さんの件、お電話していただけましたでしょうか？」